論壇峰會(huì)每個(gè)行業(yè)都會(huì)有，有些行業(yè)為了塑造其完整性和行業(yè)歸屬性，還會(huì)每一年都舉辦一次行業(yè)內(nèi)的論壇峰會(huì)，讓參會(huì)者了解到每一年行業(yè)的走向和規(guī)劃，以及學(xué)習(xí)一些新的行業(yè)知識(shí)。論壇峰會(huì)的規(guī)模有大有小，大到兩千以上，小到一兩百人。如何將一場(chǎng)論壇峰會(huì)舉辦成功，關(guān)于以下幾個(gè)點(diǎn)你一定要記?。?/span>
關(guān)于會(huì)議場(chǎng)地（住宿、晚宴、會(huì)議）
關(guān)于會(huì)議場(chǎng)地，我們需要結(jié)合各方面因素去考慮。第一，會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間是多久，有些會(huì)議會(huì)只開一天，有些會(huì)議持續(xù)周期較長(zhǎng)，這就涉及到參會(huì)者的住宿問題，住宿酒店最后離會(huì)場(chǎng)較近，周圍設(shè)施完善，交通也比較方便的。場(chǎng)地預(yù)定，現(xiàn)場(chǎng)勘查在預(yù)算允許的情況下一定要做，如果有客房餐飲需求的話，也一并都看了；溝通內(nèi)容里，主要就是費(fèi)用和場(chǎng)地使用的細(xì)節(jié)，搭建時(shí)間安排在什么時(shí)候？茶歇有沒有？有沒有單獨(dú)的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退嗎？客房晚宴會(huì)場(chǎng)一起訂是否有折扣價(jià)？VIP來之前必須先拿好房卡，人一到直接進(jìn)房，不能在前臺(tái)等開房。
100人以內(nèi)的規(guī)模，一天的會(huì)議，加前一天的接待和歡迎晚宴，加會(huì)議當(dāng)天的晚宴，第二天的送機(jī)。這種類型的，如果會(huì)議就是純室內(nèi)活動(dòng)，不用換場(chǎng)地，在同一家酒店進(jìn)行，還可以節(jié)省一點(diǎn)點(diǎn)預(yù)算。但在長(zhǎng)春星晟會(huì)議策劃所做的相關(guān)活動(dòng)，歡迎晚宴和會(huì)議論壇都會(huì)分開，因?yàn)閰⑴c人數(shù)不同，比如晚宴的參與人數(shù)只是一百人，可能第二天的會(huì)議參會(huì)人數(shù)就達(dá)到一千人，因此在這種情況的場(chǎng)地要各自根據(jù)具體情況來勘查及確認(rèn)場(chǎng)地。
關(guān)于會(huì)議場(chǎng)地，參會(huì)人數(shù)100-300可以參考酒店較大宴會(huì)廳；參會(huì)人數(shù)達(dá)300-1000，場(chǎng)地可以參考小劇院（能容納一千以內(nèi)的），大型會(huì)議室，以及一些可以容納這個(gè)人數(shù)的酒店宴會(huì)廳。如果規(guī)模達(dá)到2000以上，通常會(huì)用到體育館、劇院、會(huì)展中心等，這些場(chǎng)地和五星級(jí)酒店的區(qū)別就是需要提前給他們你們的詳細(xì)方案，尤其是嘉賓安排、活動(dòng)流程、搭建布置，用電情況，他們有些是要走消防審批的，甚至人再多點(diǎn)要走公安局備案。這種規(guī)模的場(chǎng)地，往往不光光是開會(huì)了，可能還有其他環(huán)節(jié)，比如頒獎(jiǎng)、演藝、演講等等。
關(guān)于議程（時(shí)間、地點(diǎn)、流程、注意事項(xiàng)）
會(huì)議的議程是會(huì)議的指導(dǎo)性文件，確認(rèn)會(huì)議議程，可以更加清晰詳細(xì)的了解到會(huì)議前期中期及后期的進(jìn)行步驟和情況。時(shí)間：會(huì)議進(jìn)行時(shí)間，一天？?jī)商?？還是一周？會(huì)議中期哪個(gè)時(shí)間段干什么事情，是進(jìn)行哪一個(gè)流程。需要與主辦方確認(rèn)扣好每一個(gè)流程的詳細(xì)信息及注意事項(xiàng)。
關(guān)于接待（車輛、禮儀、酒店服務(wù)）
車輛接待，活動(dòng)所在地的車輛接待是一件很繁瑣的事情，要做好了，絕對(duì)比你們想象的要復(fù)雜。VVIP專人專車，為了體現(xiàn)私密性和專屬服務(wù)，必須一人一車，車一定要干凈!除非對(duì)方有需求要與其他人共用一車。統(tǒng)一車的型號(hào)與顏色，這樣顯得整齊統(tǒng)一壯觀。
VVIP的車輛路線，這個(gè)是很少有人會(huì)做的，如果你要把你的會(huì)議做高端，會(huì)議體驗(yàn)做好，這部分一定要做，提前到會(huì)議所在城市，進(jìn)行路線彩排。從機(jī)場(chǎng)到酒店、酒店到會(huì)場(chǎng)（如有需要）、會(huì)場(chǎng)到機(jī)場(chǎng)的開車路線，在嘉賓用車的差不多的時(shí)間段，分別挑出最短路線和最不擁堵的路線。彩排的時(shí)候每車上跟一個(gè)人，記錄下每個(gè)路口怎么走，總共用時(shí)。回去以后選出最佳路線，然后制作路線圖，作為 VVIP的車輛司機(jī)的培訓(xùn)資料。每位司機(jī)必須按照路線行駛，這樣車輛和嘉賓在路上的時(shí)間就非常容易掌控了。做細(xì)致的話，包括酒店停車場(chǎng)到酒店正門的路線所需時(shí)間這些都要做。上面這些看著容易，其實(shí)很復(fù)雜，需要租車公司的人配合完成線路彩排，我們之前經(jīng)?；ㄒ恢艿臅r(shí)間就用來做路線彩排，挑出最佳路線和備用路線。這是一個(gè)需要?jiǎng)幽X子，且繁瑣的工作。
接送普通嘉賓和媒體的車梁，要分開，一般用到這個(gè)車的話不是中巴就是大巴了，必須保證每車等待時(shí)間不超過30分鐘。然后就需要你們計(jì)算路上時(shí)間，嘉賓及媒體抵達(dá)時(shí)間，確定數(shù)量了，所以機(jī)票的安排很重要。安排不好就會(huì)出現(xiàn)一輛大巴就運(yùn)一個(gè)人的情況……
那么這里做完，你就會(huì)有新的活兒要干了首先是嘉賓接待表要加上接車的內(nèi)容了，VVIP及的接待車輛的車牌、顏色、司機(jī)姓名、電話、車牌、司機(jī)姓名、電話。
然后是會(huì)議場(chǎng)地或酒店，確認(rèn)停車位并且提前給司機(jī)培訓(xùn)!!
車接到人，之后就到酒店了。之前酒店說過了，VVIP 要提前和酒店溝通拿到房卡，他們一來就直接進(jìn)房間。這些級(jí)別的老大，他們的房間必須提前準(zhǔn)備，通常酒店會(huì)有一份小的歡迎禮物，需要和酒店確認(rèn)，不行的話讓他們換，或者就只上卡片，禮物我們自己上。VVIP的禮品、流程、發(fā)言稿、嘉賓證這些亂七八糟的都提前放進(jìn)他們房間。房間里飲料小吃這些都準(zhǔn)備好這個(gè)不用我教了吧。然后就是花!!!讓酒店準(zhǔn)備房間里的鮮花，必須每天換新鮮的，直到貴賓退房。普通賓客，我們通常的做法是在酒店大堂設(shè)立一個(gè)我們的活動(dòng)接待臺(tái)，提前將所有房卡拿到，嘉賓和媒體要分開簽到（就是桌上放兩個(gè)簽到牌，一個(gè)是嘉賓，一個(gè)是媒體，這很簡(jiǎn)單）簽完到拿完資料袋就結(jié)束了。這個(gè)接待臺(tái)，最好保證一直有我們自己的人在，因?yàn)橛行┘钨e真的很智障，亂七八糟的事兒都不會(huì)，要來問。服務(wù)體驗(yàn)就體現(xiàn)在有沒有這個(gè)接待臺(tái)了。當(dāng)然，相關(guān)的話術(shù)和Q&A也要提前培訓(xùn)好。
禮儀，提前培訓(xùn)，服裝要準(zhǔn)備，妝容要統(tǒng)一，妝容包括發(fā)型、眼影、眼線、唇彩、指甲油、耳環(huán)、項(xiàng)鏈、發(fā)飾等，但一般正規(guī)且嚴(yán)肅的會(huì)議，禮儀是不能涂指甲油，染頭發(fā)，戴耳環(huán)項(xiàng)鏈的。根據(jù)需求進(jìn)行安排。禮儀彩排根據(jù)不同的活動(dòng)要進(jìn)行彩排。禮儀需要注意的主要就是有頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)需要拿東西上臺(tái)，這個(gè)要仔細(xì)彩排。然后就是告訴他們！吃東西喝飲料全都安排到她們的休息區(qū)，不能給來賓看到！更不能隨便拿現(xiàn)場(chǎng)的小食吃，這很不專業(yè)！
保安，當(dāng)會(huì)議需要用到保安的時(shí)候，說明這個(gè)檔次一般都不低了，保安的話統(tǒng)一服裝，身材發(fā)型都要盡量統(tǒng)一。工作職責(zé)基本就是酒店們門口接車的時(shí)候、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候、晚宴的時(shí)候外場(chǎng)、還有就是VVIP休息室到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的通道、以及現(xiàn)場(chǎng)我們公司的臨時(shí)辦公室門口。保安是需要做話術(shù)培訓(xùn)的，不是光站那兒一問三不知的。有些VVIP是需要全程保安陪同的，這些保安都要跳過，形象要好，人也要聰明。
還有一些搭建、場(chǎng)地布置等問題都需要看供應(yīng)商能否理解到你所想要的會(huì)場(chǎng)效果。
長(zhǎng)春星晟會(huì)展承接各類開幕式，會(huì)議，論壇，年會(huì)，答謝會(huì)，周年慶典，燈光音響
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